Hoe gegevensvalidatie te gebruiken om gegevens in Google Spreadsheets te beperken?

Google Spreadsheets is een handige tool die u kunt gebruiken om samen te werken met uw medewerkers, collega's, studenten en vrienden. Aangezien iedereen die toegang heeft tot een Google-spreadsheet, er gemakkelijk wijzigingen in kan aanbrengen, kunnen verkeerde invoer en ongeldige gegevens worden ingevoerd.





Stel dat er een datumkolom in een spreadsheet staat. Een gebruiker zou iets kunnen invoeren in datum- of tekstformaat (dat wil zeggen, 15/10/2019 of 15.10.2019). Dit laatste maakt het berekenen en sorteren van gegevens moeilijk.

Het goede nieuws is dat u met de functie Gegevensvalidatie harde controles kunt implementeren in cellen of specifieke bereiken op het blad om te voorkomen dat gebruikers iets invoeren dat niet voldoet aan de parameters die u heeft ingesteld.

In deze handleiding bespreken we hoe u de functie kunt gebruiken. U leert ook hoe u Bladbescherming gebruikt om een ​​heel blad of geselecteerde gebieden erop te vergrendelen.



Gegevensvalidatie gebruiken in Google Spreadsheets

U kunt als volgt gegevensvalidatie toevoegen aan een cel of bereik in Google Spreadsheets:

  1. Start uw browser.
  2. Typ https://docs.google.com/spreadsheets/ in de URL-balk en druk op Enter op je toetsenbord.
  3. Open de spreadsheet die u wilt wijzigen.
  4. Markeer de cel of het bereik dat u wilt valideren.
  5. Klik op Gegevens in de menubalk en klik vervolgens op Gegevensvalidatie in het contextmenu.
  6. Vouw in het geopende venster de vervolgkeuzelijst ‘Criteria’ uit en selecteer het type gegevens dat gebruikers kunnen invoeren in de door u geselecteerde cellen (bijvoorbeeld Datum, Nummer, Tekst, enzovoort).
  7. Nu kunt u bij de optie 'Bij ongeldige gegevens:' kiezen of u een waarschuwing wilt weergeven wanneer een gebruiker ongeldige gegevens invoert, of dat u de invoer gewoon wilt weigeren en een foutmelding wilt weergeven.

Als u ‘Waarschuwing weergeven’ selecteert, wordt de gebruiker op de hoogte gebracht van de instructies die voor de cel zijn ingesteld, maar wordt de invoer niet geweigerd. Het wordt eerder gemarkeerd met een rode indicator.

Maar als u ‘Invoer weigeren’ selecteert, wordt de invoer niet toegestaan ​​en krijgt de gebruiker de foutmelding: 'De gegevens die u hebt ingevoerd, zijn in strijd met de regels voor gegevensvalidatie die in deze cel zijn ingesteld.'



  1. Als u ‘Invoer weigeren’ kiest, kunt u het selectievakje ‘Toon validatiehulptekst:’ aanvinken in de optie ‘Uiterlijk’. Typ vervolgens een nuttig bericht dat de gebruiker laat zien wat er nodig is om de gegevens geldig te maken.

Daar heb je het. Nu weet u hoe u gegevensinvoer in een werkblad kunt beperken.

Een kolom vergrendelen in Google Spreadsheets

U kunt cellen, bereiken of de hele spreadsheet vergrendelen zodat ze niet zonder toestemming kunnen worden bewerkt.

Volg deze eenvoudige stappen om dit te doen:



  1. Start uw browser.
  2. Typ https://docs.google.com/spreadsheets/ in de URL-balk en druk op Enter op je toetsenbord.
  3. Open de spreadsheet die u wilt beschermen.
  4. Markeer de cel, kolom of rij die u wilt vergrendelen. U kunt desgewenst ook het hele werkblad markeren.
  5. Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde cellen en selecteer ‘Bereik beveiligen ...’ in het contextmenu.
  6. Voer in het dialoogvenster dat wordt weergegeven een beschrijving in voor de cel of het bereik dat u heeft geselecteerd en klik vervolgens op de knop met de tekst 'Machtigingen instellen'.
  7. U kunt er nu voor kiezen om 'een waarschuwing weer te geven bij het bewerken van dit bereik' of 'te beperken wie dit bereik kan bewerken'. Als u het laatste selecteert, vouwt u het vervolgkeuzemenu uit en selecteert u of u alleen u of ook andere gebruikers wilt om de geselecteerde velden te kunnen bewerken.

We hopen dat deze gids nuttig voor je is geweest.

Bladbeveiliging is handig bij het verzamelen van gegevens van gebruikers en als u ervoor wilt zorgen dat de vermeldingen in uw spreadsheet geen fouten bevatten.

Gegevensvalidatie zorgt er daarentegen voor dat gebruikers geen onjuist opgemaakte gegevens indienen. Dit is met name handig wanneer u formules moet instellen of automatiseringstaken moet uitvoeren die niet goed werken wanneer de verkeerde gegevensindelingen zijn gebruikt.



Wat dat betreft, laten we u nu achter met deze tip: bescherm uw pc altijd tegen schadelijke items die systeemcrashes en gegevensverlies kunnen veroorzaken. Gebruik Anti-Malware om vandaag nog een volledige systeemscan uit te voeren. Gun uzelf de gemoedsrust die u verdient.

Aarzel niet om een ​​opmerking achter te laten in het onderstaande gedeelte.

We horen graag van je.