Hoe download ik alle e-mails van de server in Outlook?

Outlook is de primaire e-mailinterface voor gebruikers van Microsoft Exchange Server. Het wordt gesynchroniseerd met de server om e-mails snel en handig op te halen en te verzenden. Het maakt niet uit of uw e-mailclient Outlook.com, Hotmail of zelfs een derde partij zoals Gmail is, u kunt eenvoudig uw account instellen en beginnen met het verzenden van al die zakelijke e-mails.

Aangezien het uw e-mails zijn, wilt u natuurlijk de mogelijkheid hebben om ze op elk gewenst moment te openen. U kunt erop vertrouwen dat Outlook elke gewenste e-mail weergeeft, ongeacht hoeveel maanden zijn verstreken sinds u deze hebt geschreven. Of kan je? Het blijkt dat de dingen niet zo eenvoudig zijn. Outlook geeft niet standaard alles weer: de meeste van uw e-mails blijven op Microsoft Exchange Server, terwijl slechts een deel voor u beschikbaar wordt gesteld in Outlook.

Als u Outlook 2019, 2016, 2013 of Outlook voor Office 365 gebruikt, krijgt u geen directe toegang tot uw oudere e-mails zonder een inbox-instelling te wijzigen. Hoewel uw e-mail voor altijd op de server wordt bewaard als u dat wilt, kunt u het gemak verwachten van een lokale kopie. De manier waarop Outlook is ingesteld, downloadt echter tot 12 maanden aan uw e-mails naar uw lokale schijf. Als u e-mails moet lezen die ouder zijn dan deze datum, moet u de juiste maatregelen nemen om Outlook te dwingen ze van de server te downloaden.

Waarom heeft Outlook een limiet voor het downloaden van e-mail?

Je vraagt ​​je misschien af ​​waarom de situatie zo is. Dit komt doordat Microsoft Office een aantal intelligente instellingen maakt wanneer het op uw systeem is geïnstalleerd. Het controleert al uw hardware en voert de nodige aanpassingen uit om het programma optimaal op het systeem te laten draaien. Met betrekking tot Outlook en zakelijke e-mails worden de controles die het op uw hardware uitvoert, gebruikt om downloadparameters in te stellen.

Het probeert duidelijk te helpen, maar het programma kan bemoeizuchtig worden. Nadat u uw harde schijf heeft gecontroleerd om te controleren hoeveel ruimte er nog over is, past deze automatisch de tijdslimiet aan die bepaalt hoeveel van uw e-mails lokaal worden bewaard. Hoe meer schijfruimte er beschikbaar is, hoe meer maanden aan e-mails worden gedownload. De berekening wordt gemaakt volgens de volgende formule:

• Als de vrije schijfruimte maximaal 64 gigabyte is, worden automatisch maximaal 12 maanden aan e-mails naar uw computer gedownload.
• Als de vrije schijfruimte ergens tussen 32 gigabyte en 64 gigabyte ligt (geen van beide nummers inbegrepen), worden automatisch drie maanden aan e-mails naar uw computer gedownload.
• Als de hoeveelheid vrije ruimte op de schijf minder is dan 32 gigabyte, worden de e-mails voor slechts een maand bewaard op de lokale opslag van uw computer.

Je vraagt ​​je misschien af ​​waar het gedoe over gaat en waarom de instelling niet gewoon kon worden ingesteld op 'alle e-mails downloaden' of iets dergelijks. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kunnen e-mails veel opslagruimte in beslag nemen. Degenen die een druk leven leiden met e-mail, merken vaak dat er enorm veel ruimte is ingenomen door zowel verzonden als ontvangen e-mails. Als u uw schijfgebruik niet controleert, wordt u misschien wakker en merkt u dat al uw ruimte is opgeslokt door uw zakelijke correspondentie.

Microsoft weet dit ook. Daarom is Office ontworpen om opslagparameters automatisch aan te passen, zoals de standaard lokale opslaglimiet voor e-mail voor Outlook. Meestal is dit oké; de kans is groot dat u niet veel behoefte heeft aan e-mails van vervlogen jaren. Bovendien krijgt u, ongeacht de instelling, nog steeds lokale toegang tot uw taken, agenda-afspraken en contacten.

Houd er rekening mee dat de effectiviteit van deze instelling afhankelijk is van het soort e-mailclient dat u gebruikt. Als u een van de eigen e-mailserviceproviders van Microsoft gebruikt, zoals Hotmail, Outlook of 0365, heeft de instelling invloed op het aantal e-mails dat lokaal beschikbaar is. Hetzelfde principe is van toepassing op de meeste populaire zakelijke e-maildiensten. Als u echter toevallig een openbare provider zoals Gmail, Yandex of Yahoo gebruikt, hoeft u zich geen zorgen te maken, aangezien de instelling geen enkel effect heeft. Van al uw e-mails op Microsoft Exchange Server wordt een lokale kopie opgeslagen op de interne opslag van uw computer.

Hoe u ervoor kunt zorgen dat Outlook alle e-mails van de server downloadt

De server verwijst hier natuurlijk naar Microsoft Exchange Server. Terwijl sommige bedrijven een licentie aanschaffen om een ​​Exchange Server in de gebouwen te hosten, wenden anderen zich tot een externe Exchange-as-a-Service-serverprovider. De populariteit van Exchange Online, een cloudversie van de dienst die door Microsoft zelf wordt gehost, neemt ook toe.

Ongeacht de gebruikte Exchange-modus blijft de belangrijkste functie ervan hetzelfde: een agent voor berichtenoverdracht die e-mails tussen computers verzendt. De berichten worden aan beide kanten gelezen door middel van een e-mailclient, in dit geval Outlook.

Door Exchange te gebruiken, worden in wezen alle e-mails die u ooit hebt verzonden en ontvangen voor altijd op de Exchange Server opgeslagen. Natuurlijk is het eeuwig bewaren van uw e-mails onderhevig aan zaken als limieten voor cloudopslag voor individuele accounts en continu gebruik van het account. Het punt blijft dat u onder normale omstandigheden nog steeds uw e-mails kunt zien, inclusief de echt oude, zelfs als ze niet op uw computer zijn opgeslagen.

Dus, wat kunt u eraan doen? alle e-mails van de server naar Outlook downloaden? Als u al uw e-mails in Outlook wilt bekijken, zijn er twee manieren.

Methode 1: Gebruik de link 'Meer' in Outlook

Outlook voor Office biedt een gemakkelijke manier om het aantal e-mails dat in een map wordt weergegeven, uit te breiden. Ervan uitgaande dat u het account al heel lang onderhoudt of een lange e-mailgeschiedenis heeft, geeft de app doorgaans alleen de meest recente e-mails weer. Maar je kan dwingen Outlook om alle IMAP-e-mails te downloaden - of toon ze tenminste.

Wanneer je in een map als Inbox of Verzonden in Outlook zit en naar beneden scrolt, kom je al snel aan het einde van de weergegeven e-mails. Daar ziet u een bericht waarin u wordt geïnformeerd dat u op de link kunt klikken om meer berichten te bekijken:

Er zijn meer items in deze map op de server

Klik hier om meer e-mails op Microsoft Exchange te bekijken

Zodra u op de link 'Klik hier om meer e-mails op Microsoft Exchange te bekijken' hebt geklikt, downloadt Outlook de rest van de e-mails voor die map naar uw computer. Dit werkt alleen als u een internetverbinding heeft. Bovendien worden alleen de e-mails voor een bepaalde map gedownload. Als u zich dus in de map Verzonden bevindt, ontvangt u alleen alle e-mails die u ooit heeft verzonden.

Dit principe geldt als u een mailbox zoekt. Wanneer u uw zoekopdracht typt en de resultaten worden weergegeven, ziet u mogelijk het volgende onder aan de resultatenpagina als er veel e-mails zijn die overeenkomen met de zoekterm:

Recente resultaten weergeven ...

Meer

Als u op de link Meer klikt, wordt de rest van de e-mails gedownload die aan uw zoekopdracht voldoen.

Als u al uw e-mails in een bepaalde map in één oogopslag wilt zien, kunt u inloggen op uw account via de webapp voor Outlook. Dat brengt u naar de Microsoft Exchange Server-interface voor uw account en u kunt alles zien dat daar is opgeslagen.

Methode 2: Wijzig de instelling 'Mail om offline te houden' in Outlook

Dit is de instelling die bepaalt hoeveel maanden aan e-mails Outlook op uw computer bewaart. Onthoud dat dit alleen werkt bij gebruik van een Microsoft-e-mailclient of een erkende zakelijke e-mailserviceprovider. U kunt het aantal bewaarde e-mails uitbreiden of zelfs verminderen. U kunt Outlook ook vertellen om al uw e-mails lokaal op te slaan.

Volgens Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook voor Office 365 bieden de opties 1, 3, 6, 12 of 24 maanden of Alles. Outlook 2019, Outlook 2016 en Outlook voor Office 365 bieden de extra opties van 3 dagen, 1 week en 2 weken.

Zonder verder oponthoud, hier is wat u moet doen:

• Start de Outlook-applicatie.
• Ga naar het tabblad Bestand.
• Selecteer de vervolgkeuzelijst Accountinstellingen.
• Als de optie is uitgevouwen, selecteert u Accountinstellingen.
• Selecteer in het venster Accountinstellingen het tabblad E-mail.
• Als u meerdere accounts in Outlook heeft, worden deze hier weergegeven. Selecteer degene waarvan u de instellingen wilt aanpassen en klik op de knop Wijzigen.
• Het dialoogvenster Account wijzigen wordt weergegeven. Zorg ervoor dat het selectievakje Exchange-modus met cache gebruiken is aangevinkt.
• Verplaats de schuifregelaar 'Mail om offline te houden' naar het gewenste aantal jaren, maanden, dagen of weken. (Als de schuifregelaar grijs is, heeft uw beheerder u mogelijk geblokkeerd voor het wijzigen van de instelling.)
• Klik op de knop Volgende.
• Er verschijnt een pop-up waarin u wordt gevraagd de configuratiewijziging te bevestigen. Klik OK.
• Klik op Voltooien en start Outlook opnieuw.

U zou spoedig een bericht moeten zien met de mededeling dat 'Uw mappen up-to-date zijn' onder in Outlook. Dit verschijnt pas nadat Outlook klaar is met het downloaden van al uw berichten van Microsoft Exchange Server.

Kies alleen de optie Alle als er voldoende opslagruimte is. Uw instellingen moeten overeenkomen met de hoeveelheid ruimte op uw schijf. Als u ervoor kiest om alle e-mails naar een schijf met beperkte ruimte te downloaden, zijn problemen onvermijdelijk. We raden u aan eerst alle ongewenste items uit uw opslag te verwijderen om meer ruimte vrij te maken.

Natuurlijk vindt u het misschien moeilijk om te beslissen wat u uit uw opslag wilt verwijderen, dus we zijn er om u te helpen. Wist u dat er naast de voor de hand liggende bestanden op uw systeem, er ook ongewenste bestanden zijn die geen enkel doel dienen, afgezien van het vergroten van uw opslaggebruik? Natuurlijk wilt u ze kwijtraken, maar het kan een probleem zijn om te achterhalen waar ze zich bevinden.

Om dit raadsel op te lossen, raden we je aan BoostSpeed ​​te downloaden. Deze software is ontworpen om alle soorten pc-rommel op te ruimen, zoals onnodige tijdelijke systeem- en gebruikersbestanden, webbrowsercache, ongebruikte foutlogboeken, overgebleven Windows Update-bestanden, onnodige Microsoft Office-cache en nog veel meer. Na een scan zult u merken dat er extra gigabytes aan schijfruimte zijn teruggewonnen. Als bonus vindt en verwijdert BoostSpeed ​​alle oorzaken van systeemvertragingen, zodat je pc beter en stabieler presteert dan voorheen.